Archivio di Stato di Napoli

Commissioni di sorveglianza sugli archivi

L’Archivio di Stato di Napoli esercita la funzione di vigilanza sugli archivi degli uffici statali periferici della provincia di Napoli.

Tale vigilanza è esercitata attraverso le Commissioni di sorveglianza, organi collegiali misti, la cui costituzione è prevista dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 42/2004, art. 41) e il cui funzionamento è disciplinato dal Regolamento approvato con D.P.R. 37/2001.

Ai sensi della citata normativa, le Commissioni di sorveglianza sono istituite presso ogni ufficio statale con competenza almeno provinciale e sono composte da quattro membri: due rappresentanti dell’ufficio stesso, un rappresentante dell’Archivio di Stato e uno del Ministero dell’Interno. Durano in carica tre anni e si riuniscono periodicamente per svolgere i seguenti compiti:

- vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito;

-collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti;

-valutare le proposte di scarto della documentazione per la successiva richiesta di autorizzazione alla Direzione Generale Archivi;

-curare i versamenti all’Archivio di Stato della documentazione destinata alla conservazione permanente;

-identificare gli atti di natura riservata.

La selezione o scarto archivistico è un’operazione delicata che richiede la massima attenzione perché con essa si definisce la fisionomia del fondo documentario che, attraverso il versamento, confluirà nell’Archivio di Stato. L’individuazione degli atti da eliminare avviene secondo criteri definiti dai “Piani di conservazione” che, predisposti dalle singole Amministrazioni, stabiliscono i tempi di conservazione per le diverse categorie di documenti.

Nessun versamento può essere ricevuto dall’Archivio di Stato se non sono state effettuate preliminarmente le operazioni di scarto.

Le proposte di versamento devono essere autorizzate dal Direttore dell’Archivio di Stato e devono riferirsi a documentazione relativa ad affari esauriti da oltre 30 anni. Tempistiche diverse sono previste per le liste di leva (settant’anni dalla nascita della classe di riferimento) e per gli archivi notarili (cento anni dalla cessazione professionale del notaio).

Attualmente le Commissioni di Sorveglianza attive nel territorio di competenza dell’Archivio di Stato di Napoli sono circa 60.

Consulta l'elenco delle commissioni di sorveglianza attive: Amministrazioni e Uffici.